Құжат – әдетте қолданба арқылы жасалған немесе қаралатын мәтінді, кескіндерді, деректерді немесе басқа мазмұнды қамтитын файл.
Офистік құжаттарды, PDF файлдарын, мәтіндік файлдарды, кескіндерді және т.б. қоса алғанда, әртүрлі құжаттар түрлері бар. Құжаттарды мәтіндік процессорлар, мәтіндік редакторлар және кескін өңдегіштері сияқты әртүрлі қолданбалардың көмегімен жасауға және өңдеуге болады.
Құжаттарды көру, өңдеу немесе басып шығару үшін басқалармен ортақ пайдалануға болады. Олар сондай-ақ кез келген адам көру немесе жүктеп алу үшін желіде жариялануы мүмкін. Құжаттарды компьютерде немесе басқа құрылғыда электронды түрде сақтауға немесе қағазға басып шығаруға болады.
Офистік құжаттарды, PDF файлдарын, мәтіндік файлдарды, кескіндерді және т.б. қоса алғанда, әртүрлі құжаттар түрлері бар. Құжаттарды мәтіндік процессорлар, мәтіндік редакторлар және кескін өңдегіштері сияқты әртүрлі қолданбалардың көмегімен жасауға және өңдеуге болады.
Құжаттарды көру, өңдеу немесе басып шығару үшін басқалармен ортақ пайдалануға болады. Олар сондай-ақ кез келген адам көру немесе жүктеп алу үшін желіде жариялануы мүмкін. Құжаттарды компьютерде немесе басқа құрылғыда электронды түрде сақтауға немесе қағазға басып шығаруға болады.
Артықшылықтары
Ақпаратты құжаттау кез келген бизнестің немесе ұйымның маңызды бөлігі болып табылады. Құжаттар маңызды ақпараттың, шешімдердің және процестердің жазбаша жазбасын қамтамасыз етеді. Құжаттың артықшылықтарына мыналар жатады:
1. Жақсартылған тиімділік: Құжаттар оңай қол жеткізуге және сілтеме жасауға болатын ақпараттың жазбаша жазбасын қамтамасыз етеді. Бұл уақыт пен ресурстарды үнемдей отырып, бір ақпаратты бірнеше рет қайта жасау қажеттілігін болдырмайды.
2. Жақсартылған коммуникация: Құжаттар ақпаратты жеткізудің нақты және қысқа жолын қамтамасыз етеді. Бұл барлығының бір бетте болуын және барлық мүдделі тараптардың бірдей ақпараттан хабардар болуын қамтамасыз етуге көмектеседі.
3. Жақсартылған дәлдік: Құжаттар оңай сілтеме жасауға және дәлдігін тексеруге болатын ақпараттың жазбаша жазбасын қамтамасыз етеді. Бұл ақпараттың дәл және өзекті болуын қамтамасыз етуге көмектеседі.
4. Жақсартылған жауапкершілік: Құжаттар оңай сілтеме жасауға және бақылауға болатын шешімдер мен процестердің жазбаша жазбасын қамтамасыз етеді. Бұл әркім өз әрекеті үшін жауап беретінін қамтамасыз етуге көмектеседі.
5. Жақсартылған ынтымақтастық: Құжаттар жобада немесе тапсырмада бірнеше адамға бірлесіп жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Бұл барлығының бір мақсатқа жету жолында бірге жұмыс істеуін қамтамасыз етуге көмектеседі.
6. Жақсартылған құжаттама: Құжаттар процестер мен процедураларды құжаттау жолын қамтамасыз етеді. Бұл барлығы бірдей процестер мен процедураларды орындайтынына көз жеткізуге көмектеседі.
7. Жетілдірілген қауіпсіздік: Құжаттар маңызды ақпаратты сақтау және қорғау жолын қамтамасыз етеді. Бұл ақпараттың қауіпсіз болуын және рұқсат етілмеген тұлғалардың қолжетімсіздігін қамтамасыз етеді.
8. Жақсартылған сәйкестік: Құжаттар барлық мүдделі тараптардың бірдей ережелер мен ережелерді сақтауын қамтамасыз ету жолын қамтамасыз етеді. Бұл әркімнің заңға бағынуын қамтамасыз етуге көмектеседі.
